Définir les rôles de chacun dans l’équipe ou l’entreprise

Article publié dans le cahier pratique de la revue du Conseil supérieur du notariat « NVP notaires vie professionnelle », septembre-Octobre 2025. Avec le concours de la direction Management du CSN.

Rôles et territoires doivent être définis au service de la performance et de la motivation. Dans le quotidien de certaines équipes, des contours peuvent être flous dans les responsabilités, les limites d’action, ou même la légitimité de certaines initiatives. Une politique claire est nécessaire afin de favoriser la responsabilité et une bonne coopération.

Qu’est-ce qu’un rôle ? 

• C’est ce qui sort de la fiche métier stricte, de l’expertise. Un collaborateur peut jouer un rôle clé dans l’accueil client ou la remontée d’alertes terrain par exemple. 
• Un même rôle (le suivi qualité ou le service client) peut concerner plusieurs métiers ou fonctions de l’entreprise- de l’équipe et plusieurs personnes.
• Certains rôles, transverses ou non attribués (Avez-vous un directeur marketing ?), existent sans être incarnés – et c’est là que les frictions apparaissent. 

Le rôle peut être créé, clarifié et distribué aux associés ou confiés en délégation à vos collaborateurs. Si vous êtes un expert indépendant, cartographier vos rôles en solo permet de vous organiser, d’anticiper les besoins d’externalisation, voire de recrutement.

Cartographier les rôles

• Vérifiez d’abord les fiches de postes.
• Inspirez-vous des fonctions “C-levels” (CEO, CFO, CMO…) pour structurer la répartition des rôles, entre associés ou dans votre emploi du temps si solo, en particulier sur les volets stratégie, finance, marketing, RH ou relation client. Certains rôles peuvent être tenus à plusieurs associés, à condition de définir clairement les missions de chacun.  Pour simplifier à petite échelle : Répartissez les rôles par grands pôles : technique, production, relation client, RH, direction.
• Posez la question : “Quels rôles pensez-vous tenir dans l’ombre ?” Cela permet de révéler des contributions invisibles.
• Clarifier un rôle, c’est définir responsabilités, marges de manœuvre, interactions clés, comportements attendus et indicateurs de réussite.

Les rôles au centre de la table

• Prenez 30 minutes avec vos associés ou seul(e), notez les rôles qui existent, ceux que vous tenez… et ceux qui sont vacants.
• En solo, attribuez à chaque rôle un volume horaire, un rythme. Intégrez-les à votre agenda et vos objectifs annuels.
• Si vous êtes à partir de 2 associés : observez d’abord les motivations et testez des rôlestournants ou partagés. 
• Partagez avec vos collaborateurs, identifiez les envies et les talents et déléguez (toujours sur une période définie)

Certains rôles gagnent à être tournants : animation de réunion, bien-être au travail, communication interne… Cela valorise les talents et répartit la charge mentale. 

Qui fait quoi ? Et pourquoi ? Quand tout le monde sait répondre, vous gagnez en sérénité.