Établir un cadre commun

Article rédigé en Janvier 2025 et publié dans le cahier pratique de la revue du Conseil supérieur du notariat « NVP notaires vie professionnelle », mai / juin 2025 . Avec le concours de la direction Management du CSN.

Créer des règles en équipe est favorable à la qualité de vie, à la relation et à la productivité. C’est un acte qui agit sur la formalisation de votre management, sur la motivation de l’équipe et la diminution des conflits potentiels. Il est aussi un outil d’intégration et de culture d’entreprise. Vous pouvez l’élaborer à différents niveaux si besoin : celui de l’équipe de collaborateurs et celui des associés.

Le cadre commun porte d’abord sur la relation

La première question concerne l’ambiance que les personnes souhaitent créer dans l’équipe, ainsi que les valeurs et comportements à favoriser :

• Quelle atmosphère de travail souhaitons-nous créer ensemble ? 
• Que fait-on lorsque c’est difficile pour l’un d’entre nous ou entre plusieurs personnes ?
• Qu’attendons-nous de tous les équipiers ? des associés ?
• A quelles valeurs donnons-nous de la visibilité ?
• Comment souhaitons-nous nous comporter en réunion ?

Ainsi l’équipe fait émerger des repères pour se réguler et gérer rapidement les désaccords.

Le cadre commun permet aussi de clarifier les rôles et les responsabilités de chacun. Au-delà des fiches de poste, le cadre peut également inclure les rôles délégués ou tournants afin de traiter les sujets transverses (gestion des fournitures, animation de réunion, organisation d’événements…)

Le cadre commun porte sur les rituels d’équipe et les procédures

Il permet d’identifier des règles et créer un accord sur différents sujets : 

• Les types, le rythme et la durée des réunions d’équipe
• La fixation des règles de pose des congés
• La charte du télétravail
• L’organisation des temps forts de convivialité
• L’organisation des entretiens annuels
• Les outils communs : de communication, de classement et d’archivage et leurs usages
• Les processus écrits 
• Le livret d’accueil et d’intégration 

Les nouveaux arrivants doivent être intégrés rapidement grâce à des outils comme le livret d’accueil et des temps d’échange dédiés pour comprendre le cadre commun, le challenger et se sentir partie prenante.

La capacité à mobiliser l’intelligence collective

L’objectif n’est pas de débattre, mais d’écouter, de noter les critères, besoins et indicateurs de chacun, en les additionnant sans filtrer. L’établissement d’un cadre commun qu’il porte sur la relation ou les processus nécessite de se mobiliser tous ensemble. La réunion d’équipe doit être structurée de manière à permettre l’expression de tous. Le cadre commun doit être issu de techniques participatives et ainsi remporter l’adhésion de l’équipe : world café, post-its pour recueillir les idées des collaborateurs…

Ce cadre doit régulièrement être examiné et travaillé collectivement à nouveau de façon à s’adapter aux cycles de vie de l’équipe : à chaque évolution majeure, un départ, une arrivée ou un changement d’organisation, il est essentiel de réévaluer le cadre afin qu’il reste pertinent et motivant pour tous.