Animer ses réunions autrement

Article publié dans le cahier pratique de la revue du Conseil supérieur du notariat « NVP notaires vie professionnelle », janvier / février 2024 . Avec le concours de la direction Management du CSN.

Pour pouvoir animer ses réunions autrement, ne faut-il pas commencer par en animer tout court ? Pas forcément ! Pour beaucoup de dirigeants, c’est la perspective et l’envie de faire autrement qui les engagent à réunir l’équipe d’associés, de collaborateurs ou encore toute l’entreprise. Car se réunir autrement, c’est veiller à la qualité de la relation à travers le processus et c’est affirmer sa culture d’entreprise.

En finir avec les écueils de la réunion

Votre premier moyen d’éviter un échec de la réunion, c’est souvent, nous l’avons dit, de ne pas en faire ! Le risque est alors la perte d’informations, de formation, de motivation, de réflexion et de créativité. Lancez-vous ! Même en équipe de deux ! Une réunion qui réussit c’est une attention portée au temps, au rythme, aux sujets, à l’ambiance, à la participation et aux résultats obtenus. C’est l’ensemble de ces points qu’il faut préparer en amont.

Le moyen le plus aisé, c’est la régularité qui permet de sanctuariser la réunion, et aussi sa préparation, en les inscrivant dans votre agenda. Selon la taille de l’équipe et vos objectifs, décidez d’une réunion d’équipe hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle. Son intensité doit être fixée : la réunion peut durer de 45 minutes à 2 heures. Vous pouvez terminer quelques minutes avant, jamais après. Privilégiez la qualité et le rythme sur la durée.

C’est à quel sujet ?

• Préparez les sujets collectivement et impliquez votre équipe : un document collaboratif peut être renseigné par tous en permanence à cet effet. C’est aussi un excellent moyen de recueillir les besoins de vos collaborateurs.
• Évaluez vos propres sujets qui sont souvent dits « descendants » : informations à transmettre sur l’étude, ses résultats, l’équipe, le métier, la législation. Vous pouvez y consacrer 30% de la réunion. Réalisez une liste, priorisez-la et attribuez un volume horaire souhaitable par sujet.

Trouver le bon process d’animation pour que la réunion soit productive et agréable pour tous

• Interrogez l’équipe sur ses vœux et ses idées pour vivre des réunions stimulantes
• Coconstruisez des règles relationnelles : la brièveté, la participation, l’écoute par exemple.
• Choisissez une forme en lien avec l’objectif et le sujet : s’agit-il d’établir un diagnostic ? de trouver des idées nouvelles ? De faciliter un changement ? De prendre une décision ? Il existe de très nombreuses propositions d’animations : Bocal à poissons, Bateau agile, chapeaux de Bono, papiers tournants, le diagnostic SWOT. Vous pouvez simplement poser les atouts et les contraintes d’un sujet, les questions en suspens sur un tableau et c’est déjà une forme !
• Décidez du process de distribution de la parole : Des post – it avec lesquels chacun écrit, pose et explique ? un tour de table avec un temps limité par personne ? L’utilisation d’un « bâton de parole » ?
• Donnez des rôles : animateur, rapporteur, garant des règles par exemple
• Utilisez un « brise-glace » au début de vos réunions. Il permet à tout le monde de s’inclure, de créer du lien et de la cohésion dans l’équipe.
• Gardez toujours un temps à la fin pour noter le plan d’action et les prochaines étapes.

Se réunir autrement c’est se réunir assez souvent en testant des formes et en traitant des sujets variés et motivants. C’est associer au maximum ses collaborateurs, les inviter à expérimenter, à se former en continu et à rester ouvert aux idées nouvelles.