Auteur/autrice : Sandra Chategner Dupré

Article publié dans le cahier pratique de la revue du Conseil supérieur du notariat « NVP notaires vie professionnelle », janvier / février 2024 . Avec le concours de la direction Management du CSN.

Pour pouvoir animer ses réunions autrement, ne faut-il pas commencer par en animer tout court ? Pas forcément ! Pour beaucoup de dirigeants, c’est la perspective et l’envie de faire autrement qui les engagent à réunir l’équipe d’associés, de collaborateurs ou encore toute l’entreprise. Car se réunir autrement, c’est veiller à la qualité de la relation à travers le processus et c’est affirmer sa culture d’entreprise.

En finir avec les écueils de la réunion

Votre premier moyen d’éviter un échec de la réunion, c’est souvent, nous l’avons dit, de ne pas en faire ! Le risque est alors la perte d’informations, de formation, de motivation, de réflexion et de créativité. Lancez-vous ! Même en équipe de deux ! Une réunion qui réussit c’est une attention portée au temps, au rythme, aux sujets, à l’ambiance, à la participation et aux résultats obtenus. C’est l’ensemble de ces points qu’il faut préparer en amont.

Le moyen le plus aisé, c’est la régularité qui permet de sanctuariser la réunion, et aussi sa préparation, en les inscrivant dans votre agenda. Selon la taille de l’équipe et vos objectifs, décidez d’une réunion d’équipe hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle. Son intensité doit être fixée : la réunion peut durer de 45 minutes à 2 heures. Vous pouvez terminer quelques minutes avant, jamais après. Privilégiez la qualité et le rythme sur la durée.

C’est à quel sujet ?

• Préparez les sujets collectivement et impliquez votre équipe : un document collaboratif peut être renseigné par tous en permanence à cet effet. C’est aussi un excellent moyen de recueillir les besoins de vos collaborateurs.
• Évaluez vos propres sujets qui sont souvent dits « descendants » : informations à transmettre sur l’étude, ses résultats, l’équipe, le métier, la législation. Vous pouvez y consacrer 30% de la réunion. Réalisez une liste, priorisez-la et attribuez un volume horaire souhaitable par sujet.

Trouver le bon process d’animation pour que la réunion soit productive et agréable pour tous

• Interrogez l’équipe sur ses vœux et ses idées pour vivre des réunions stimulantes
• Coconstruisez des règles relationnelles : la brièveté, la participation, l’écoute par exemple.
• Choisissez une forme en lien avec l’objectif et le sujet : s’agit-il d’établir un diagnostic ? de trouver des idées nouvelles ? De faciliter un changement ? De prendre une décision ? Il existe de très nombreuses propositions d’animations : Bocal à poissons, Bateau agile, chapeaux de Bono, papiers tournants, le diagnostic SWOT. Vous pouvez simplement poser les atouts et les contraintes d’un sujet, les questions en suspens sur un tableau et c’est déjà une forme !
• Décidez du process de distribution de la parole : Des post – it avec lesquels chacun écrit, pose et explique ? un tour de table avec un temps limité par personne ? L’utilisation d’un « bâton de parole » ?
• Donnez des rôles : animateur, rapporteur, garant des règles par exemple
• Utilisez un « brise-glace » au début de vos réunions. Il permet à tout le monde de s’inclure, de créer du lien et de la cohésion dans l’équipe.
• Gardez toujours un temps à la fin pour noter le plan d’action et les prochaines étapes.

Se réunir autrement c’est se réunir assez souvent en testant des formes et en traitant des sujets variés et motivants. C’est associer au maximum ses collaborateurs, les inviter à expérimenter, à se former en continu et à rester ouvert aux idées nouvelles.

Article publié dans le cahier pratique de la revue du Conseil supérieur du notariat « NVP notaires vie professionnelle », septembre-Octobre 2023. Avec le concours de la direction Management du CSN.

Les émotions dans la vie professionnelle

Lorsque le sujet des émotions est abordé au travail, c’est souvent négatif : « débordement émotionnel », « il communique avec trop d’émotions », « Je gère trop à l’émotionnel mes collaborateurs ».  En management, en relation client et en communication en général, les émotions sont centrales et jugées « trop » voire « de trop ». Ça, c’était avant, quand les formes du travail privilégiaient la qualité des opérations et des compétences. Dans une époque où les nouvelles formes d’organisation du travail priorisent la communication et les interactions, l’intelligence émotionnelle devient une compétence à développer. Les situations, les gestes et les paroles que l’on regrette peuvent faire place à une communication juste qui utilise les émotions pour développer une relation de qualité et une compréhension augmentée de chacun et de sa motivation.

L’intelligence émotionnelle, mais de quoi parle-t’on ?

En plus de nous faire « déborder », les émotions ont longtemps formé un mystère. Elles restent aujourd’hui « en chantier » sur le plan scientifique, même si les imageries numériques ont permis de mieux comprendre leur fonctionnement. L’intelligence émotionnelle, selon la définition de Daniel Goleman (1996), c’est la capacité à identifier, comprendre et gérer les émotions, chez soi comme chez les autres.
 Elle sert une communication plus juste et plus efficace dans la plupart des situations professionnelles. 
Développer son intelligence émotionnelle consiste à porter son attention sur l’émotion, la vôtre et celle de votre interlocuteur. Au-delà de ce que vous pensez, de ce que vous dites, de ce que l’autre vous raconte, il s’agit de se concentrer les ressentis.

Comment la développer pour mieux collaborer

 Normalisez le « fait émotionnel » dans votre office

• Entraînez- vous à reconnaître les émotions. Agréables ou désagréable, elles sont comme des « nuages qui passent dans le ciel », durent environ 90 secondes et peuvent s’enchaîner. Une erreur d’agenda en signature ? ou un retard de collaborateur ? Vous pourriez être tour à tour ou au choix, en colère, agacé, inquiet, déçu.  
• Entraînez – vous à reconnaître les émotions des autres en les écoutant activement.
• Identifiez les émotions qui sont les plus difficiles pour vous. 
• Interagissez avec vos émotions et celles des autres en les nommant « j’entends/je vois/ il me semble que vous êtes en colère/agacé/enthousiaste/heureux ». « Je suis/me sens ennuyé/inquiet/motivé/rassuré ». Ce partage a beaucoup d’impact. Vous maîtrisez vos émotions de façon consciente et voulue. 
• Enfin, vous pouvez utiliser en équipe un diagnostic émotionnel sur un sujet donné comme « le fonctionnement de notre étude » par exemple et savoir à ce propos ce qui irrite ou stresse chacun, lui convient, le stimule et le met en joie.

L’intelligence émotionnelle vous permet de développer votre connaissance de vous-même et des situations et de comprendre ce qui se joue pour vous ou pour les autres d’identifier les motivations.