Article rédigé en Janvier 2025 et publié dans le cahier pratique de la revue du Conseil supérieur du notariat « NVP notaires vie professionnelle », mai / juin 2025 . Avec le concours de la direction Management du CSN.

Créer des règles en équipe est favorable à la qualité de vie, à la relation et à la productivité. C’est un acte qui agit sur la formalisation de votre management, sur la motivation de l’équipe et la diminution des conflits potentiels. Il est aussi un outil d’intégration et de culture d’entreprise. Vous pouvez l’élaborer à différents niveaux si besoin : celui de l’équipe de collaborateurs et celui des associés.

Le cadre commun porte d’abord sur la relation

La première question concerne l’ambiance que les personnes souhaitent créer dans l’équipe, ainsi que les valeurs et comportements à favoriser :

• Quelle atmosphère de travail souhaitons-nous créer ensemble ? 
• Que fait-on lorsque c’est difficile pour l’un d’entre nous ou entre plusieurs personnes ?
• Qu’attendons-nous de tous les équipiers ? des associés ?
• A quelles valeurs donnons-nous de la visibilité ?
• Comment souhaitons-nous nous comporter en réunion ?

Ainsi l’équipe fait émerger des repères pour se réguler et gérer rapidement les désaccords.

Le cadre commun permet aussi de clarifier les rôles et les responsabilités de chacun. Au-delà des fiches de poste, le cadre peut également inclure les rôles délégués ou tournants afin de traiter les sujets transverses (gestion des fournitures, animation de réunion, organisation d’événements…)

Le cadre commun porte sur les rituels d’équipe et les procédures

Il permet d’identifier des règles et créer un accord sur différents sujets : 

• Les types, le rythme et la durée des réunions d’équipe
• La fixation des règles de pose des congés
• La charte du télétravail
• L’organisation des temps forts de convivialité
• L’organisation des entretiens annuels
• Les outils communs : de communication, de classement et d’archivage et leurs usages
• Les processus écrits 
• Le livret d’accueil et d’intégration 

Les nouveaux arrivants doivent être intégrés rapidement grâce à des outils comme le livret d’accueil et des temps d’échange dédiés pour comprendre le cadre commun, le challenger et se sentir partie prenante.

La capacité à mobiliser l’intelligence collective

L’objectif n’est pas de débattre, mais d’écouter, de noter les critères, besoins et indicateurs de chacun, en les additionnant sans filtrer. L’établissement d’un cadre commun qu’il porte sur la relation ou les processus nécessite de se mobiliser tous ensemble. La réunion d’équipe doit être structurée de manière à permettre l’expression de tous. Le cadre commun doit être issu de techniques participatives et ainsi remporter l’adhésion de l’équipe : world café, post-its pour recueillir les idées des collaborateurs…

Ce cadre doit régulièrement être examiné et travaillé collectivement à nouveau de façon à s’adapter aux cycles de vie de l’équipe : à chaque évolution majeure, un départ, une arrivée ou un changement d’organisation, il est essentiel de réévaluer le cadre afin qu’il reste pertinent et motivant pour tous.

Article rédigé en décembre 2024 et publié dans le cahier pratique de la revue du Conseil supérieur du notariat « NVP notaires vie professionnelle », mars / avril 2025 . Avec le concours de la direction Management du CSN.

La relation est au cœur du bon fonctionnement de votre équipe, qu’il s’agisse des liens entre associés, entre dirigeant et collaborateurs, ou encore entre collaborateurs eux-mêmes. Les tensions, bien qu’elles ne soient pas toujours des conflits ouverts, peuvent perturber l’équilibre collectif.  Si vous ne pouvez pas totalement les éviter, certaines actions permettent de mieux les gérer voire même de les anticiper.

Identifier les sources de tension

Les tensions au sein d’une équipe peuvent avoir des origines variées :

• Des différences de comportements : elles peuvent concerner le rythme de travail (rapide/lent), le style (action/réflexion) ou encore l’orientation (centrée sur les résultats ou sur les relations).
• Des divergences de motivations, de valeurs ou de visions concernant le métier ou l’entreprise.
• Des rôles mal définis ou conflictuels, parfois hérités de situations antérieures.
• Un sentiment d’appartenance insuffisant ou, au contraire, la formation de clans.
• Un ressentiment lié à une promotion ou à des évolutions perçues comme injustes.
• Un manque de communication collective ou d’écoute au quotidien.

Repérer les signaux de tension

Pour intervenir efficacement, il est essentiel de surveiller certains indicateurs révélateurs de tensions :

• Une baisse des résultats ou une augmentation des erreurs.
• Un retrait ou un isolement progressif d’un collaborateur ou d’un associé
• Une diminution de la participation en réunion ou dans les projets collectifs.
• Une communication devenue plus agressive ou passive-agressive.
• Observer ces changements permet de détecter les tensions avant qu’elles ne dégénèrent en conflits.

Agir avec discernement

Dès que vous identifiez plusieurs signaux préoccupants, il est temps d’intervenir. Un entretien individuel peut permettre d’ouvrir le dialogue : « Que se passe-t-il ? » ou encore « Comment ressens-tu la situation ? ». L’écoute active est une clé majeure. Une fois le constat posé, proposez des solutions concrètes :

• Clarifier collectivement les objectifs, les attentes ou les responsabilités.
• Rappeler les règles et le cadre commun, pour rétablir un fonctionnement harmonieux.
• Organiser des réunions participatives ou des ateliers pour résoudre les incompréhensions.

Recourir à une médiation, qu’elle soit menée par vous ou par un tiers neutre, selon la complexité du différend.

Prévenir les tensions en amont

Pour éviter l’escalade des tensions, il est essentiel de mettre en place des pratiques préventives :

• Mieux connaître vos équipes grâce à des entretiens individuels, des activités « brise-glace » ou des outils comme les inventaires de personnalité. Cela permet de mieux comprendre les comportements et les motivations de chacun.
• Établir des processus clairs et partagés, pour une communication fluide et régulière.
• Fixer des règles de vie, une alliance de partenariat, afin d’aligner les attentes relationnelles.

Gérer les tensions dans l’équipe, c’est avant tout une affaire d’écoute et d’anticipation. En cultivant un climat de confiance et de dialogue, vous posez les bases d’une dynamique collective sereine et durable pour votre équipe.

 

Article publié dans le cahier pratique de la revue du Conseil supérieur du notariat « NVP notaires vie professionnelle », janvier / février 2024 . Avec le concours de la direction Management du CSN.

Pour pouvoir animer ses réunions autrement, ne faut-il pas commencer par en animer tout court ? Pas forcément ! Pour beaucoup de dirigeants, c’est la perspective et l’envie de faire autrement qui les engagent à réunir l’équipe d’associés, de collaborateurs ou encore toute l’entreprise. Car se réunir autrement, c’est veiller à la qualité de la relation à travers le processus et c’est affirmer sa culture d’entreprise.

En finir avec les écueils de la réunion

Votre premier moyen d’éviter un échec de la réunion, c’est souvent, nous l’avons dit, de ne pas en faire ! Le risque est alors la perte d’informations, de formation, de motivation, de réflexion et de créativité. Lancez-vous ! Même en équipe de deux ! Une réunion qui réussit c’est une attention portée au temps, au rythme, aux sujets, à l’ambiance, à la participation et aux résultats obtenus. C’est l’ensemble de ces points qu’il faut préparer en amont.

Le moyen le plus aisé, c’est la régularité qui permet de sanctuariser la réunion, et aussi sa préparation, en les inscrivant dans votre agenda. Selon la taille de l’équipe et vos objectifs, décidez d’une réunion d’équipe hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle. Son intensité doit être fixée : la réunion peut durer de 45 minutes à 2 heures. Vous pouvez terminer quelques minutes avant, jamais après. Privilégiez la qualité et le rythme sur la durée.

C’est à quel sujet ?

• Préparez les sujets collectivement et impliquez votre équipe : un document collaboratif peut être renseigné par tous en permanence à cet effet. C’est aussi un excellent moyen de recueillir les besoins de vos collaborateurs.
• Évaluez vos propres sujets qui sont souvent dits « descendants » : informations à transmettre sur l’étude, ses résultats, l’équipe, le métier, la législation. Vous pouvez y consacrer 30% de la réunion. Réalisez une liste, priorisez-la et attribuez un volume horaire souhaitable par sujet.

Trouver le bon process d’animation pour que la réunion soit productive et agréable pour tous

• Interrogez l’équipe sur ses vœux et ses idées pour vivre des réunions stimulantes
• Coconstruisez des règles relationnelles : la brièveté, la participation, l’écoute par exemple.
• Choisissez une forme en lien avec l’objectif et le sujet : s’agit-il d’établir un diagnostic ? de trouver des idées nouvelles ? De faciliter un changement ? De prendre une décision ? Il existe de très nombreuses propositions d’animations : Bocal à poissons, Bateau agile, chapeaux de Bono, papiers tournants, le diagnostic SWOT. Vous pouvez simplement poser les atouts et les contraintes d’un sujet, les questions en suspens sur un tableau et c’est déjà une forme !
• Décidez du process de distribution de la parole : Des post – it avec lesquels chacun écrit, pose et explique ? un tour de table avec un temps limité par personne ? L’utilisation d’un « bâton de parole » ?
• Donnez des rôles : animateur, rapporteur, garant des règles par exemple
• Utilisez un « brise-glace » au début de vos réunions. Il permet à tout le monde de s’inclure, de créer du lien et de la cohésion dans l’équipe.
• Gardez toujours un temps à la fin pour noter le plan d’action et les prochaines étapes.

Se réunir autrement c’est se réunir assez souvent en testant des formes et en traitant des sujets variés et motivants. C’est associer au maximum ses collaborateurs, les inviter à expérimenter, à se former en continu et à rester ouvert aux idées nouvelles.

Article publié dans le cahier pratique de la revue du Conseil supérieur du notariat « NVP notaires vie professionnelle », septembre-Octobre 2023. Avec le concours de la direction Management du CSN.

Les émotions dans la vie professionnelle

Lorsque le sujet des émotions est abordé au travail, c’est souvent négatif : « débordement émotionnel », « il communique avec trop d’émotions », « Je gère trop à l’émotionnel mes collaborateurs ».  En management, en relation client et en communication en général, les émotions sont centrales et jugées « trop » voire « de trop ». Ça, c’était avant, quand les formes du travail privilégiaient la qualité des opérations et des compétences. Dans une époque où les nouvelles formes d’organisation du travail priorisent la communication et les interactions, l’intelligence émotionnelle devient une compétence à développer. Les situations, les gestes et les paroles que l’on regrette peuvent faire place à une communication juste qui utilise les émotions pour développer une relation de qualité et une compréhension augmentée de chacun et de sa motivation.

L’intelligence émotionnelle, mais de quoi parle-t’on ?

En plus de nous faire « déborder », les émotions ont longtemps formé un mystère. Elles restent aujourd’hui « en chantier » sur le plan scientifique, même si les imageries numériques ont permis de mieux comprendre leur fonctionnement. L’intelligence émotionnelle, selon la définition de Daniel Goleman (1996), c’est la capacité à identifier, comprendre et gérer les émotions, chez soi comme chez les autres.
 Elle sert une communication plus juste et plus efficace dans la plupart des situations professionnelles. 
Développer son intelligence émotionnelle consiste à porter son attention sur l’émotion, la vôtre et celle de votre interlocuteur. Au-delà de ce que vous pensez, de ce que vous dites, de ce que l’autre vous raconte, il s’agit de se concentrer les ressentis.

Comment la développer pour mieux collaborer

 Normalisez le « fait émotionnel » dans votre office

• Entraînez- vous à reconnaître les émotions. Agréables ou désagréable, elles sont comme des « nuages qui passent dans le ciel », durent environ 90 secondes et peuvent s’enchaîner. Une erreur d’agenda en signature ? ou un retard de collaborateur ? Vous pourriez être tour à tour ou au choix, en colère, agacé, inquiet, déçu.  
• Entraînez – vous à reconnaître les émotions des autres en les écoutant activement.
• Identifiez les émotions qui sont les plus difficiles pour vous. 
• Interagissez avec vos émotions et celles des autres en les nommant « j’entends/je vois/ il me semble que vous êtes en colère/agacé/enthousiaste/heureux ». « Je suis/me sens ennuyé/inquiet/motivé/rassuré ». Ce partage a beaucoup d’impact. Vous maîtrisez vos émotions de façon consciente et voulue. 
• Enfin, vous pouvez utiliser en équipe un diagnostic émotionnel sur un sujet donné comme « le fonctionnement de notre étude » par exemple et savoir à ce propos ce qui irrite ou stresse chacun, lui convient, le stimule et le met en joie.

L’intelligence émotionnelle vous permet de développer votre connaissance de vous-même et des situations et de comprendre ce qui se joue pour vous ou pour les autres d’identifier les motivations.